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Daten verwalten: Gültigkeits-/Datenprüfung

Mit der Gültigkeits- bzw. Datenprüfung können Sie die Eingabe von Daten in Tabellenzellen einschränken und die Daten auf die von Ihnen festgelegte Gültigkeit überprüfen. Sie können z. B. entscheiden, dass nur ein bestimmter Zahlenbereich eingegeben werden darf oder nur aus bestimmten Eingabemöglichkeiten gewählt werden kann.

Glühbirne  Ab Excel 2007 heißt die Gültigkeitsprüfung "Datenüberprüfung".

Bis Excel 2003: Dialog "Gültigkeit" aufrufen

Markieren Sie die entsprechenden Zellen und rufen Sie im Menü Daten - Gültigkeit... auf.

Ab Excel 2007: Dialog "Datenprüfung" aufrufen

Markieren Sie die entsprechenden Zellen und rufen Sie im Register Daten in der Gruppe Datentools die Datenüberprüfung auf.

Gültigkeit/Datenüberprüfung einrichten

Der Dialog "Gültigkeit" bzw. "Datenüberprüfung" hat insgesamt drei Register: Auf dem Register Einstellungen wählen bzw. geben Sie über den Pfeilschalter die Gültigkeitskriterien aus bzw. ein, z. B. Ganze Zahl, Textlänge oder Pfeil nach rechts Liste.

Auf den beiden anderen Registern können Hinweismeldungen eingegeben werden. Die Eingabemeldung wird als "Quickinfo" angezeigt, sobald die Zelle ausgewählt wird. Die Fehlermeldung erscheint, wenn die Gültigkeitskriterien nicht erfüllt wurden. Hier können Sie zwischen drei Meldungstypen wählen:

Nachträgliche Gültigkeitsprüfung/Datenüberprüfung

Die Gültigkeit kann nicht nur bei der Eingabe, sondern auch noch nach der Eingabe von Daten genutzt werden.

Bis Excel 2003:

Wählen Sie dazu im Menü Extras - Formelüberwachung - Detektivsymbolleiste anzeigen und klicken dort auf das Symbol "Ungültige Daten markieren". Alle Zellen, die nicht der festgelegten Gültigkeit entsprechen, werden mit einem roten Kreis gekennzeichnet. Über die Schaltfläche "Gültigkeitskreise löschen", werden die Kreise wieder entfernt.

Ab Excel 2007:

Klicken Sie dazu im Register Daten in der Gruppe Datentools auf den Pfeilschalter des Symbols für die Datenüberprüfung und wählen Sie "Ungültige Daten einkreisen". Alle Zellen, die nicht der festgelegten Gültigkeit entsprechen, werden mit einem roten Kreis gekennzeichnet. Über die Auswahl "Gültigkeitskreise löschen", werden die Kreise wieder entfernt.

Gültigkeitsliste

Sie können für Zellen eine Gültigkeitsprüfung mit einer Liste festlegen. Die Zelle erhält dabei einen Pfeilschalter zum Ausklappen eines DropDown-Menüs. Der Benutzer kann dann einen Eintrag aus der Liste wählen. Sie können die Quelldaten für dieses DropDown-Menü direkt im Dialog eingeben. Trennzeichen ist das Semikolon (Beispiel: Hund;Katze;Maus oder 5;10;15;20) oder einen Zellbereich als Quelle angeben (z. B. =$L$1:$L10 - die Zellbezüge werden beim Markieren des Zellbereichs automatisch als absolute Zellbezüge angegeben).

Zellbereich außerhalb des Tabellenblattes

Befindet sich der Zellbereich auf einem anderen Tabellenblatt, muss für diesen Bereich ein Pfeil nach rechts für Hinweis auf folgenden Link Name definiert werden, damit er als Quelle für die Gültigkeit verwendet werden kann. Den Namen für diesen Zellbereich geben Sie dann im Dialog unter Quelle an (Beispiel: =Liste).


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